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嘉兴市电子商务行业协会

文档工作管理制度

（二ΟΟ九年十二月十一日一届二次理事会议通过）

为保障协会工作的传承性、系统性，形成一定的历史资料，为工作的持续开展提供依据、经验和教训，特制定本制度。

1、行业协会文档工作实行集中统一管理。

2、文档工作的内容：负责收集本会在工作实践中形成的文件材料（如会议文件、决议、纪要、记录，有收藏价值的照片、上级机关发来的有关函件、文件、工作总结、参政议政建议材料、人事任免文件等等），并按文档分类要求做好整理、归档、收藏、保管、服务等工作。

3、文书处理工作做到及时、准确、安全。

（1）收文登记

凡是上级机关发至本会的信、函、文件，要及时拆封，先登记后办理。要注意统一保管、便于查找利用和保密。

（2）程序

1起草文件一般由秘书处拟稿，秘书长核稿，会议通知类文件委托秘书长签发，其它文件由会长或副会长签发，也可经报会长或副会长同意委托秘书长签发。

2发文内容要明确，行文要规范，文字要精炼，并做到稿面整洁。

3签发的文件，需要会签的进行会签，然后及时付印，并加盖公章后发出。

4、材料的收集整理

（1）凡是归档的文件有文字记载的纸张都应编号。

（2）归档时间要求在第二年三月底前做好。

（3）按档案保管期限规定要求，分永久、长期、短期三种，长期为十六年至五十年，短期为十五年以下。凡反映主要职能活动和基本历史面貌的，在工作中需要长远利用和上级的重要文件均列为永久保管；凡在今后相当长时间内需要查考的列为长期保管；凡属于在短期内需要查考的材料均列为短期保管。